Uren bijhouden in Acumulus

Tekst projectplanning in rode lettersAls je op urenbasis werkt voor een klant (of gewoon voor jezelf wilt bijhouden hoeveel uren je besteedt aan een project of opdracht), dan is de optie voor het bijhouden van een projectadministratie binnen Acumulus heel handig. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden en bovendien is de projectadministratie erg uitgebreid. In dit artikel beschrijf ik de werkwijze die ik zelf hanteer.

Ga naar Overzichten > Uren en projecten en klik op Project toevoegen.

OF

Ga via Relaties naar de betreffende klant. Aan het eind van de Relatie-regel zie je een plusteken (+) staan, hier klik je op. Wanneer je al vaker projecten hebt aangemaakt voor deze relatie, dan zie je hier een aantal staan. Vervolgens selecteer je Nieuw project starten.

Geef het project een passende projectnaam, bijvoorbeeld Aangifte IB 2017. Vervolgens geef je een startdatum en einddatum voor het project op. De Status is vooralsnog Actief. Eventueel kun je een uitgebreide omschrijving invoeren in het Tekstveld, maar je kunt ook volstaan met een paar steekwoorden. Geef het Reguliere uurtarief aan dat voor deze klant en opdracht geldt. Klik op Opslaan. Het project is nu aangemaakt en je kunt uren gaan schrijven 😊

Dat doe je zo: open het project en klik op Product of dienst toevoegen. Zet een korte duidelijke omschrijving neer en selecteer voor dit product of deze dienst (binnen het project) de start- en einddatum. Vul de minuten of uren in en zet eventueel nog wat neer bij Notitie. De Status kun je op de juiste waarde zetten. Bijvoorbeeld Afgerond.

Als je vervolgens een activiteit wilt factureren aan de klant, dan vink je een of meerdere vakjes aan en klik je op Maak factuur. Je komt direct in het scherm van Nieuwe uitgaande factuur en ziet de activiteit(en) staan met het aantal dat van toepassing is en de prijs die je eerder hebt opgegeven. Vervolgens ga je verder zoals je ook bij een andere Verkoopfactuur te werk gaat.

Eenmaal terug in het betreffende Project kun je een vinkje zetten bij Toon facturen en uitgaven. Je ziet dan de activiteit die reeds gefactureerd is en op welk factuurnummer deze activiteit staat. Handig!

Bonustip: Tijdnotities

Klik rechtsboven in de zwarte balk op Tijdnotitie. Selecteer het project waar je aan gaat werken en laat de stopwatch meelopen. Je kunt deze Tijdnotitie tussendoor stopzetten en weer hervatten en het is ook mogelijk om meerdere Tijdnotities naast elkaar te laten lopen. Bijvoorbeeld als je druk bezig bent met een dossier en ineens een telefoontje krijgt waarvoor je ook de tijd moet bijhouden.