Profit First in Acumulus

Voorkant boek Profit FirstEr is reuring in boekhoudersland. De oorzaak: Profit First. Deze methode komt steeds vaker voorbij op social media. Heel leuk om de berichten van voor- en tegenstanders te lezen niet iedereen kan even enthousiast zijn, heel goed, dat houdt me scherp en nóg leuker om er zelf mee bezig te zijn. Inmiddels ben ik dan ook een heel eind op weg om te certificeren als Profit First Professional. 

Ben jij ook fan van Profit First én Acumulus? In deze blog deel ik met je hoe ik mijn administratie volgens de Profit First-methode verwerk in Acumulus. Gewoon, lekker simpel. Niet te moeilijk doen.

Inkoopfacturen/kassabonnetjes

  • Ik zet alle inkoopfacturen die per mail binnenkomen in een mapje in mijn mailbox en de bijlagen sla ik aan het einde van de week op in een map in de cloud. Elke factuur krijgt een heldere bestandsnaam volgens het volgende format:

Datum rekening (jaartal, maand, dag)-naam leverancier-korte omschrijving-factuurnummer
Voorbeeld: 20180301-kantoorhandel-inkoop cartridges-fact20180050

Op deze manier worden alle inkoopfacturen netjes gerangschikt in de virtuele map en hoef ik bij een eventuele belastingcontrole niet lang te zoeken.

  • Ik scan alle kassabonnetjes met een scan-app (Scannable) en mail ze direct door naar een mapje in mijn mailbox. Ook deze verwerk ik aan het eind van de week op de manier zoals hierboven ?

Verkoopfacturen

  • Verkoopfacturen: ik factureer rechtstreeks vanuit Acumulus, dus alle verkoopfacturen staan daar al in. Van elke verkoopfactuur gaat er automatisch een kopietje naar mijn mailbox. Ook deze kopietjes gaan aan het eind van de week netjes in een virtuele map.

Bankrekeningen

Als je de Profit First-methode hanteert, heb je een heel rijtje bankrekeningen aangemaakt in Acumulus.  ?

Mijn methode: ik verwerk de mutaties van de Kostenrekening en de Ontvangstenrekening semiautomatisch in Acumulus. Dus alleen van die 2 rekeningen laad ik de bankmutaties in Acumulus. De overige bankrekeningen verwerk ik handmatig, omdat hier maar 1 of 2 boekingen nodig zijn per maand of kwartaal.

De Ontvangstenrekening

De opbrengsten van mijn verkoopfacturen komen binnen op de Ontvangstenrekening of op mijn Mollie-rekening. De Mollie-rekening laat ik in dit artikel even buiten beschouwing. Ik verwerk de betalingen van de verkoopfacturen door de bankmutatie aan te klikken en de betreffende verkoopfactuur de status Betaald te geven. Meestal komt het erop neer dat ik dan alleen op ‘verwerk’ hoef te klikken, want mijn klanten zijn goed opgevoed Ze vermelden het factuurnummer bij hun betaling, zodat Acumulus deze betaling direct herkent.

2 keer per maand (tijdens de distributiemomenten) heb ik te maken met een rijtje overboekingen van de Ontvangstenrekening naar de overige rekeningen die bij de Profit First- methode horen: de Kostenrekening, de Winstrekening, de Salarisrekening en de Belastingenrekening. Elke bankmutatie die hiermee te maken heeft, verwerk ik in Acumulus met een ‘interne overboeking’. Hiermee gaat het bedrag van de Ontvangenrekening AF en komt hetzelfde bedrag er op bijvoorbeeld de Kostenrekening BIJ.

De Kostenrekening

De bankmutaties van de Kostenrekening verwerk ik ook semiautomatisch. En kijk eens aan, bij alle mutaties van de Ontvangstenrekening naar de Kostenrekening kan ik meteen aanvinken ‘deze boeking is al verwerkt’. Ik houd nu alleen nog de uitgaven over die ik vanaf deze Kostenrekening heb gedaan.

Alle uitgaven (zakelijke kosten) verwerk ik netjes door aan te vinken dat het om een zakelijke uitgave gaat. Bij veel herhalende kosten heb ik al een relatie of koppeling aangemaakt in Acumulus en vult Acumulus het boekingsscherm dus niet alleen met het bedrag en de rekening, maar ook meteen met de juiste omschrijving, kostensoort en btw-percentage. Handig! Ik hoef vaak zelf alleen maar de juiste factuurdatum aan te geven. Die zoek ik op door de betreffende inkoopfactuur in de digitale map erbij te pakken.

Sinds dit jaar koppel ik ook nog de bijbehorende inkoopfactuur of het kassabonnetje aan een boeking. Dat doe ik zelf niet meteen bij het verwerken van de bankmutatie, maar pas als ik klaar ben met alle bankmutaties van de Kostenrekening. Ik ga daarna naar Overzichten > laatste boekingen en koppel vlot achter elkaar de documenten waarvan ik net de bankmutaties heb verwerkt.

Meteen het document koppelen als je de boeking opslaat, is uiteraard ook een prima werkwijze. Of je boekt eerst de inkoopfacturen/kassabonnetjes in Acumulus als zakelijke uitgaven (status Onbetaald) en koppelt daarna de bankmutatie aan de betreffende zakelijke uitgave.

Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden ?

De Winstrekening

Op de Winstrekening staan vooral de bedragen die 2 keer per maand hiernaartoe overgeboekt worden vanaf de Ontvangstenrekening. Deze bedragen zijn al verwerkt bij de interne overboekingen VAN de Ontvangstenrekening NAAR de Winstrekening. De enige boeking die ik handmatig doe, is 1 maal per kwartaal de winstuitkering naar mezelf. Dit is een privéboeking in Acumulus.
En verder stort ik dan het overige saldo van de Winstrekening naar bank 2 – de Winst-aanhoudenrekening. Dit is een interne overboeking in Acumulus.

De Salarisrekening

Op de Salarisrekening staan vooral de bedragen die 2 keer per maand hiernaartoe overgeboekt worden. Deze bedragen zijn al verwerkt bij de interne overboekingen VAN de Ontvangstenrekening NAAR de Salarisrekening. De boekingen die ik handmatig doe, zijn de betalingen van salaris/leefgeld naar mezelf. Dit zijn privéboekingen in Acumulus.

De Belastingenrekening

Op de Belastingenrekening staan onder andere de bedragen die 2 keer per maand hiernaartoe overgeboekt worden. Deze bedragen zijn al verwerkt bij de interne overboekingen VAN de Ontvangstenrekening NAAR de Belastingenrekening. De boeking die ik handmatig doe, is 1 maal per kwartaal de betaling naar de Belastingdienst, als het weer tijd is voor de btw-aangifte. Hiervoor gebruik ik in Acumulus de speciale boeking.

En verder stort ik dan het overige saldo van de Belastingenrekening naar bank 2 de Belastingen-aanhouden rekening. Dit is een interne overboeking in Acumulus.

Het is een heel verhaal zo, hè. Toch doe ik dit meestal in een mum van een tijd.

Doe jij het anders? Laat het me weten, ik hoor graag of het NOG makkelijker kan! ?

PS Op 21 maart geef ik in Apeldoorn een workshop over de basis van Profit First. Ik behandel die dag niets over hoe je dit in je administratie kunt verwerken, maar puur over de basis van de Profit First-methode en wat dit voor jou zou kunnen doen. Ben je nog niet (goed) bekend met Profit First en wil je er meer over weten? Meld je dan gauw aan!