Controleer je balanspost-BTW

controle-balanspost-btwVoorkom een naheffingsaanslag. Zorg dat je balanspost-BTW op orde is.

Vaste gebruikers van Acumulus kennen deze term waarschijnlijk wel: de balanspost-BTW van vorig jaar. Maar weet je ook wat deze post precies inhoudt? Het is namelijk een lastig onderdeel van je balans en er zit veel meer achter dan je op het eerste gezicht misschien zou denken.

Wat is de balanspost-BTW?

De balanspost-BTW laat op je balans zien hoeveel btw – omzetbelasting – je nog moet betalen over vorig jaar en eventueel over de jaren daarvoor. Als deze post een verkeerd bedrag laat zien en je neemt dat bedrag over in je aangifte inkomstenbelasting, dan kan het zomaar gebeuren dat je een (forse) naheffingsaanslag ontvangt van de Belastingdienst!

En dat is schrikken. Zeker als je je nergens van bewust bent en altijd in het volste vertrouwen je btw-kwartaalaangiftes hebt gedaan op basis van je cijfers in Acumulus. Een onterechte naheffingsaanslag kun je wel weer rechtzetten, maar voorkomen is beter dan genezen. Zeker voor je hart 😉

Hieronder leg ik je uit hoe de balanspost-BTW werkt en hoe je dit soort onaangename verrassingen kunt voorkomen.

Hoe werkt de balanspost-BTW?

Er bestaat een verband tussen de btw-aangiftes die je het hele jaar doet en de balanspost-BTW die in je jaarrekening van Acumulus staat. De Belastingdienst controleert hierop door het bedrag dat jij als balanspost-BTW 2017 opgeeft te vergelijken met het bedrag van de aangifte van het 4e kwartaal 2017.

Misschien was er daarnaast nog een suppletie ingediend die aan het eind van 2017 nog openstond. Dat bedrag wordt bij het bedrag van dat 4e kwartaal opgeteld en vergeleken met de balanspost-BTW.

Als die bedragen niet bij elkaar in de buurt komen, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je nog een suppletie in moet dienen. Daarvoor heb je na de aangifte inkomstenbelasting nog even de tijd – je kunt tenslotte niet alles tegelijk doen – maar als er te veel tijd overheen gaat, trekt de Belastingdienst zelf aan de bel.

Soms met een brief waarin een naheffing aangekondigd wordt en jij de tijd krijgt om aan te tonen dat het mogelijk niet klopt. Maar soms krijg je ook meteen een naheffingsaanslag voor je kiezen. Met boete. En rente. Dat is even schrikken!

Zo controleer je of je balanspost-BTW het juiste bedrag aangeeft

Gelukkig kun je dit voorkomen door te controleren of je balanspost-BTW het juiste bedrag aangeeft. Ga in Acumulus naar Overzichten > Balans. Selecteer het jaar 2017, zet nog even géén vinkje bij Toon inhoud en kijk of je aan de linkerkant of aan de rechterkant een btw-bedrag hebt staan op je balans. Als het aan de linkerkant (Activa) staat, dan zie je een tekst Te ontvangen BTW en als het aan de rechterkant (Passiva) staat dan zie je een tekst Te betalen BTW. Noteer het vetgedrukte bedrag.

Zet nu een vinkje bij Toon inhoud (naast het jaar 2017) en kijk welke boekingen er bij dit bedrag horen. Bij de meeste gebruikers zal dit bestaan uit 5 boekingen:

  1. De balanspost-BTW vorig jaar (dat is 2016 in dit geval)
  2. De betaling/teruggaaf van het 4e kwartaal 2016
  3. De betaling/teruggaaf van het 1e kwartaal 2017
  4. De betaling/teruggaaf van het 2e kwartaal 2017
  5. De betaling/teruggaaf van het 3e kwartaal 2017

De 1e controle: kloppen de bedragen?

Punt 1 en 2 vallen meestal tegen elkaar weg. Dus als de balanspost 2016 bijvoorbeeld 1.200 euro nog te betalen is, dan zou de afdracht van het 4e kwartaal 2016 ook ongeveer 1.200 euro moeten zijn. Een paar euro afrondingsverschil is overigens geen probleem.

Controleer vervolgens of de kwartaalbedragen die hier staan overeenkomen met de kwartaalaangiftes die je hebt ingediend. Misschien heb je een keer te laat betaald en/of de aangifte te laat ingediend en zit er een boete bij. Die boete hoort niet op de balans thuis. Verwijder de boeking in dat geval en corrigeer deze. Het bedrag van de kwartaalaangifte zet je op de balans en een boete is een privé-opname. Die mag je niet als zakelijke kosten boeken. Als het gaat om heffingsrente die je moest betalen, dan mag je die boeken als zakelijke uitgave, kostensoort Rente.

De 2e controle: hoeveel boekingen staan er?

Soms staan er meer boekingen dan de 5 die ik hierboven noem. Het kan zijn dat je te maken hebt met de KOR. Daarvoor heb je als het goed is een boeking gedaan die in Acumulus op de balans staat met een omschrijving zoals ‘fictieve afdracht t.b.v KOR 2016’. Die boeking is dan goed en zou in jouw geval de 6e boeking kunnen zijn.

Verder kan het zijn dat je een suppletieaangifte hebt gedaan en het bedrag van de suppletie afgedragen/ontvangen hebt. Controleer ook zo’n bedrag met de naheffingsaanslag. Filter de boete/kosten/heffingsrente uit het bedrag en zorg dat alleen het daadwerkelijke bedrag aan suppletie btw op de balans staat.

Het is ook mogelijk dat je een ander soort belasting op de balans hebt gezet, bijvoorbeeld een bedrag aan te ontvangen/betalen inkomstenbelasting of premie ZVW. Verwijder die boekingen in dat geval en maak er privéboekingen van.

Op de balans horen bij Te betalen BTW of Te ontvangen BTW echt alleen boekingen te staan die te maken hebben met btw (omzetbelasting). Dus geen loonheffingen, wegenbelasting of vennootschapsbelasting.

De laatste controle: controleer het eindbedrag

Welk bedrag zie je vetgedrukt staan? Dit bedrag had je aan het begin van deze uitleg al genoteerd. Klopt dit bedrag ongeveer met de aangifte van het 4e kwartaal 2017 die je hebt gedaan (of nog moet doen)? Zo ja, dan zit je goed. Zo nee, dan moet je misschien een suppletieaangifte doen.

Tip: Als je een suppletie btw moet doen en niet precies weet of je die nog in het 4e kwartaal kunt verwerken of later gaat indienen, vul dan even het contactformulier in. Ik kan je een Excel-document sturen als hulpmiddel voor correcties in het 4e kwartaal of via een suppletieaangifte.

Ohja, in de handleiding van Acumulus staat ook een fijn artikel ‘controle btw op de balans’, geschreven door Annalies Janssens van Countforyou. Voor als het bovenstaande nog niet voldoende informatie bevat voor jou 😉